Cách làm tròn số trong excel hiệu quả cho công việc văn phòng
Trong quá trình xử lý dữ liệu, báo cáo tài chính hoặc quản lý kho bãi, việc làm tròn số trong excel là một kỹ năng không thể thiếu. Sử dụng các hàm tính toán chính xác giúp bảng dữ liệu trở nên chuyên nghiệp, dễ đọc và hạn chế tối đa các sai số toán học. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn những cách làm tròn số trong excel từ cơ bản đến nâng cao để áp dụng ngay vào công việc thực tế.
Ý nghĩa của việc thực hiện làm tròn số trong excel
Việc thực hiện các thao tác làm tròn số trong excel mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho người dùng. Thứ nhất, nó giúp đơn giản hóa các con số thập phân dài, làm cho bảng tính trông gọn gàng hơn. Thứ hai, trong lĩnh vực kế toán và thuế, các quy định thường yêu cầu làm tròn số trong excel đến một hàng đơn vị nhất định để khớp với các hóa đơn chứng từ thực tế.
Ngoài ra, khi bạn nắm vững các hàm này, bạn có thể tự động hóa quy trình tính lương, tính giá thành sản phẩm một cách nhanh chóng. Việc làm tròn số trong excel đúng cách cũng đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu khi bạn thực hiện các phép tính tổng hoặc trung bình cộng ở quy mô lớn.
Sử dụng hàm ROUND để làm tròn số trong excel theo quy tắc thông thường
Hàm ROUND là hàm phổ biến nhất được sử dụng khi bạn muốn làm tròn số trong excel dựa trên quy tắc toán học tiêu chuẩn. Nếu phần cần bỏ đi nhỏ hơn 5 thì làm tròn xuống, nếu từ 5 trở lên thì làm tròn lên.
Cấu trúc và tham số của hàm ROUND
Cấu trúc của hàm này rất đơn giản với cú pháp là =ROUND(number, num_digits). Trong đó, number là số hoặc ô chứa số bạn muốn làm tròn, còn num_digits là số chữ số thập phân mà bạn muốn giữ lại. Đây là nền t giản cơ bản nhất để bạn bắt đầu làm quen với việc làm tròn số trong excel.
Ví dụ minh họa khi dùng hàm ROUND
Giả sử bạn có số 15.678 trong ô A1. Khi bạn nhập công thức =ROUND(A1, 2), kết quả trả về sẽ là 15.68. Nếu bạn muốn làm tròn số trong excel đến hàng đơn vị, hãy nhập num_digits là 0. Nếu muốn làm tròn đến hàng chục, bạn có thể sử dụng số âm như -1.
Cách sử dụng hàm ROUNDUP để làm tròn số lên
Trong một số trường hợp đặc thù như tính số lượng thùng hàng hoặc số lượng xe vận chuyển, bạn cần phải làm tròn số trong excel theo chiều hướng tăng lên bất kể phần thập phân là bao nhiêu. Lúc này, hàm ROUNDUP là sự lựa chọn hoàn hảo.
Công thức hàm ROUNDUP chi tiết
Cú pháp hàm này là =ROUNDUP(number, num_digits). Điểm khác biệt lớn nhất so với hàm ROUND là hàm này luôn luôn làm tròn số ra xa số 0. Việc làm tròn số trong excel bằng hàm này giúp bạn đảm bảo không bao giờ bị thiếu hụt đơn vị trong các bài toán dự toán chi phí.
Ứng dụng thực tế của hàm ROUNDUP trong quản lý
Khi bạn tính toán số lượng nhân công cần thiết cho một dự án và kết quả ra là 4.2 người, bạn chắc chắn phải sử dụng hàm ROUNDUP để làm tròn số trong excel lên thành 5 người nhằm đảm bảo đủ nguồn lực hoàn thành công việc.
Cách sử dụng hàm ROUNDDOWN để làm tròn số xuống
Ngược lại với ROUNDUP, hàm ROUNDDOWN hỗ trợ người dùng làm tròn số trong excel theo hướng về gần số 0. Hàm này thường được áp dụng trong các trường hợp tính toán phần trăm hoàn thành hoặc các chương trình khuyến mãi chỉ áp dụng cho số nguyên.
Cách viết hàm ROUNDDOWN trong bảng tính
Bạn chỉ cần nhập công thức =ROUNDDOWN(number, num_digits). Kết quả của phép làm tròn số trong excel này sẽ luôn nhỏ hơn hoặc bằng số gốc. Điều này rất hữu ích khi bạn muốn tính toán các giới hạn an toàn trong kỹ thuật hoặc tài chính.
Phân biệt hàm ROUNDDOWN và hàm INT
Nhiều người thường nhầm lẫn giữa ROUNDDOWN và hàm INT khi thực hiện làm tròn số trong excel. Tuy nhiên, hàm INT chỉ lấy phần nguyên của số, còn ROUNDDOWN cho phép bạn linh hoạt chọn số chữ số thập phân muốn giữ lại sau khi làm tròn xuống.
Các hàm làm tròn số trong excel theo bội số chuyên dụng
Đôi khi, bạn không chỉ cần làm tròn đến các hàng thập phân mà cần làm tròn số trong excel đến một bội số nhất định, ví dụ như làm tròn tiền đến hàng 500 đồng hoặc 1.000 đồng.
Sử dụng hàm MROUND cho các bội số chung
Hàm MROUND giúp bạn làm tròn số trong excel đến bội số gần nhất của một số khác. Cú pháp là =MROUND(number, multiple). Ví dụ, nếu bạn muốn làm tròn số 13 đến bội số gần nhất của 5, kết quả sẽ trả về là 15.
Làm tròn với hàm CEILING và FLOOR
- Hàm CEILING dùng để làm tròn số trong excel lên đến bội số gần nhất.
- Hàm FLOOR dùng để làm tròn số trong excel xuống đến bội số gần nhất.
Hai hàm này cực kỳ hữu dụng trong việc định giá sản phẩm hoặc chia ca làm việc trong các doanh nghiệp sản xuất.
Những lưu ý quan trọng khi làm tròn số trong excel
Khi thực hiện làm tròn số trong excel, bạn cần chú ý đến việc hiển thị và giá trị thực tế. Việc thay đổi định dạng ô bằng công cụ Decrease Decimal chỉ giúp con số trông gọn hơn trên màn hình, nhưng giá trị gốc vẫn giữ nguyên trong các phép tính sau đó. Để thay đổi giá trị thực sự, bạn bắt buộc phải sử dụng các hàm làm tròn số trong excel đã nêu ở trên.
Ngoài ra, hãy luôn kiểm tra lại tổng số cuối cùng sau khi làm tròn số trong excel cho từng dòng lẻ. Đôi khi việc làm tròn quá sớm ở các bước trung gian có thể dẫn đến sai số tích lũy lớn ở kết quả cuối cùng.
Việc thành thạo các kỹ năng làm tròn số trong excel sẽ giúp bạn nâng cao hiệu suất làm việc và đảm bảo tính chính xác cho mọi báo cáo. Nếu bạn đang tìm kiếm một không gian làm việc chuyên nghiệp để tập trung phát triển sự nghiệp và thực hiện những dự án quan trọng, hãy tham khảo ngay dịch vụ tại King Office.
King Office tự hào là đơn vị cung cấp giải pháp văn phòng cho thuê hàng đầu với các tòa nhà hiện đại, tọa lạc tại các vị trí đắc địa. Thuê văn phòng tại King Office giúp doanh nghiệp khẳng định vị thế thương hiệu, tận hưởng không gian làm việc tiện nghi và dịch vụ hỗ trợ tận tâm. Đây chính là môi trường lý tưởng để bạn vận dụng những kiến thức chuyên môn và đưa doanh nghiệp phát triển bền vững.
Thương hiệu: Hotline/Zalo: 0902 322 258 Website: https://thuevanphongtrongoi.com/ Fanpage: https://www.facebook.com/kingoffice.vn Địa chỉ: 169B Thích Quảng Đức, Phường Đức Nhuận, TP.HCM